Fases de la gestión de un proyecto y cómo sacarle provecho a cada una
Tener en cuenta las fases de la gestión de proyectos te permitirá ofrecer a tu equipo la mejor organización para el cumplimiento de las tareas. La gestión de proyecto es considerada una actividad que implica una gran dedicación de tiempo.
Sin embargo, con las herramientas adecuadas, es posible alcanzar el éxito de manera objetiva. La gestión de proyectos tiene un ciclo de vida que debes conocer para poder implementar mejores procesos dentro de la organización.
¿Quieres saber más de las fases de la gestión de proyectos? Hemos creado un artículo completo para aclarar todas tus dudas al respecto. ¡Lee con atención!
Qué es la gestión de proyectos
Se llama gestión de proyectos a un conjunto de metodologías que tienen como finalidad planificar y dirigir las tareas y recursos de un proyecto específico.
Frase destacada
La gestión de proyectos tiene como finalidad, optimizar la manera en la que se dirige el mismo y así, obtener mejores resultados.
En tal sentido, un proyecto incluye una cantidad de operaciones que se diseñan con la intención de alcanzar un objetivo específico. Los objetivos que tiene la gestión de proyectos son:
- Gestionar de manera adecuada el inicio y evolución de un proyecto.
- Controlar y solucionar problemas que surjan durante la ejecución del proyecto.
- Facilitar la culminación y aprobación del proyecto.
Los proyectos son considerados elementos independientes a las tareas cotidianas de la organización. Para poder establecer los objetivos específicos que les componen , es necesario llevar a cabo una serie de reuniones. Pueden plantearse de la siguiente forma:
- A través de resultados, por ejemplo, creando una nueva sede de la empresa.
- Como consecuencias, como la movilización de los empleados a la nueva sede.
- A través de beneficios, que podrían ser la reducción de costos de las instalaciones.
- Y finalmente, con objetivos estratégicos, por ejemplo, duplicar el rendimiento corporativo en algunos años.
Fases de la gestión de un proyecto
En muchos casos la gestión de proyectos tiende a malinterpretarse, se piensa que es un cronograma relacionado con las tareas de los proyectos. Sin embargo, es necesario que sepas que implica mucho más que esto.
¿Conoces la importancia de las fases de la gestión de proyectos? Aplicarlas, te permitirá optimizar los procesos internos y mejorar los resultados de los proyectos ejecutados.
A continuación, hablaremos en profundidad sobre estas importantes fases de la gestión de proyectos:
Inicio del proyecto
La primera fase de la gestión de proyectos es la de inicio. En este punto, se define al mismo en líneas generales. Es el momento ideal para identificar a los participantes y comenzar las investigaciones iniciales.
Una buena idea para esta fase es documentar el proyecto por escrito, con la finalidad de distribuir de manera adecuada el plan de comunicación al equipo.
La fase inicial de gestión de un proyecto implica uno de los procesos más relevantes para la ejecución del mismo. Al hacerlo se plantean objetivos y se evalúa la viabilidad de su implementación.
Muchos equipos de trabajo comienzan esta fase con una reunión inicial donde se evalúa la viabilidad del proyecto. En este punto, es importante tomar en cuenta el tipo de comunicación que prefiera tu equipo de trabajo.
Al presentar la idea inicial del proyecto es sumamente importante que describas los beneficios, costos y factores de riesgo tomando en consideración lo que se quiera lograr con el proyecto.
A continuación, mostramos un esquema específico de aspectos que debe incluir una carta de proyecto:
- Debe incluir el nombre de la empresa.
- Es importante identificar el nombre del proyecto.
- Denomina el gerente del proyecto.
- Determina el objetivo del proyecto.
- Un aspecto importante es identificar los participantes del proyecto.
- Establece un cronograma de tiempo del proyecto.
- Identifica los beneficios y riesgos del proyecto.
Planificación del proyecto
Dentro de la fase de la planificación, debes establecer los objetivos claros utilizando una hoja de ruta del proyecto. Este documento te permitirá tener una vista en perspectiva de los objetivos y logros generales del proyecto.
Debes saber que existen distintas formas de realizar la planificación de proyectos, como puede ser estableciendo los objetivos a través de los métodos SMART, CLEAR y OKR, . Todas son estrategias que pueden ser de gran ayuda.
A continuación, hablamos un poco más de ello:
SMART es un acrónimo en inglés que tiene como significado que el objetivo es Específico, Medible, Alcanzable, Realista y de duración Limitada. Es un método muy utilizado para mejorar la comunicación del equipo de trabajo.
Con el método CLEAR, podrás reconocer que los objetivos deben ser Colaborativos, Limitados, Emocionales, Apreciables y Optimizables. Es un modelo que se centra en la colaboración y suele ser muy usado porque es más realista.
En cuanto al método OKR, que tiene como significado Objectives and Key Results, en español responde a Objetivos y Resultados Clave. Podemos decir que es muy diferente a los anteriores. Es un método que permite abrir los objetivos a toda la empresa, creando mayor visibilidad en toda la organización.
Ejecución del proyecto
En esta fase, el equipo debe enfocarse en alcanzar los objetivos planteados. Se utiliza la información recopilada para lanzar el proyecto dentro de plazo especificado, mediante trabajo en equipo y colaboración.
Comienza por asignar las tareas de los miembros del equipo, por lo que es importante contar con una herramienta de gestión de proyectos. De esta forma, es más fácil que tu equipo acceda con facilidad a los recursos y comunicación en un solo lugar.
Para continuar, prepara la metodología de seguimiento y éxito. Estos pueden ser los indicadores de rendimiento específicos para que puedas hacer seguimiento a los objetivos posteriores a la campaña.
Es posible que las fechas de entrega y las cargas de trabajo cambien a diario. Por lo tanto, debes asegurarte de actualizar el programa del proyecto conforme avance.
Desempeño del proyecto
Uno de los aspectos más importantes en un proyecto, es medir la efectividad del mismo. Es ideal mejorar el proyecto, pero el equipo aprenderá tanto del éxito como del fracaso.
Existen muchos indicadores de rendimiento (KPI) que puedes utilizar para que puedas establecer y alcanzar objetivos estratégicos. Los KPIs que utilices despedirán de la línea de trabajo y tipo de proyecto en el que trabajes.
Cierre del proyecto
Uno de los aspectos que tiene más variaciones, tomando en cuenta el tipo de empresa, es el cierre. Muchas organizaciones reconocen los logros alcanzados, mientras que otras pasan de lleno a la próxima tarea importante.
Dentro de las fases de la gestión de proyectos, el cierre constituye una parte vital. Se considera importante porque se evidencian los resultados obtenidos luego de la ejecución del proyecto.
No hay una forma correcta de cerrar el proyecto, sin embargo, es importante que te reúnas con los participantes con la finalidad de obtener una visión más detallada de los objetivos alcanzados.
En caso de que decidas realizar una reunión, es importante que consideres enviar una encuesta anónima para asegurar que se toquen todos los problemas críticos. También es una excelente idea repasar los KPIs que mediste en la fase de desempeño.
De esta manera, es mucho más simple identificar y comprender aquello que salió mal y lo que no. Al hacerlo, es posible que no se cometan los mismos errores en proyectos futuros.
Conclusiones
Las fases de la gestión de proyectos tienen una gran importancia dentro de la organización. Sin importar si el equipo de trabajo es numeroso o no, se considera un pilar esencial para mantener las tareas y la comunicación de manera organizada.
La intención de emplear esas 5 fases es que tu equipo de trabajo se mantenga enfocado y garantizar la mayor productividad del mismo. Las herramientas de gestión te permiten mejorar la eficacia del equipo y aumentar la eficiencia.
Cegos América Latina ofrece para ti la mejor asesoría para optimizar la comunicación con tu equipo de trabajo. Contamos con la máxima experiencia en formación y desarrollo de personal.
Si te ha gustado este artículo, quizá te interese: