Qué es el Project Management: Conceptos claves
El Project Management es la disciplina de aplicar estrategias y principios específicos para iniciar, planificar, ejecutar y gestionar la forma en que se implementan nuevas iniciativas o cambios dentro de una organización. Es el proceso que guía el trabajo de un equipo a lograr metas establecidas dentro de ciertos parámetros.
Su objetivo es producir un proyecto completo que cumpla con los lineamientos pautados previamente por la gerencia. Cada vez se hace más necesaria esta estrategia para gestionar las empresas y sus actividades de mayor importancia.
En este artículo te hablaremos sobre lo que implica el Project Management, su significado, los elementos para llevarlo a cabo y cuál es la función de la figura que lo lleva a cabo.
Qué es el Project Management
Se puede definir el Project Management como el proceso de crear, organizar y ejecutar un plan para cumplir objetivos específicos. Es un procedimiento amplio que abarca una variedad de factores.
Con la globalización, los avances tecnológicos y otros factores dinámicos tomando el control, existe una creciente necesidad de personas capacitadas para gestionar proyectos.
En otras palabras, el Project Management es la aplicación de métodos, procesos, habilidades, experiencia y conocimientos para completar proyectos de acuerdo con los criterios de aceptación y dentro de los parámetros acordados por la organización.
La gestión de proyectos se caracteriza por tener un período de tiempo finito y con resultado final, mientras que la gestión, por sí sola, es un proceso continuo que no tiene una fecha de fin.
La figura que se asegura de que el equipo alcance su objetivo dentro del cronograma establecido se conoce como gerente de proyecto o Project Manager.
Cuál es la función de un Project Manager
Un Project Manager es responsable de liderar equipos, comunicarse con las partes interesadas, definir objetivos y ver el proyecto en cada una de sus etapas hasta su cierre.
Puede utilizar diferentes herramientas, enfoques y técnicas para satisfacer las necesidades del proyecto y es,en gran medida, responsable de su éxito o fracaso.
El éxito de un proyecto específico depende del conjunto de habilidades de los gerentes. Se necesita algo más que la experiencia para que el proyecto sea un gran éxito.
Aunque existen variaciones en los puestos de Project Management de acuerdo a la industria donde se desarrolle, los deberes generales del Project Manager siguen siendo los mismos. Esas responsabilidades incluyen:
- Definir el alcance del proyecto
- Establecer los objetivos
- Gestionar el desarrollo y crecimiento del proyecto
- Mejorar y mantener la eficiencia de los equipos de trabajo
- Estar en contacto con las personas externas involucradas en el proyecto
- Cumplir con el cronograma y planificar el costo del proyecto
- Ajustarse a un presupuesto
- Administrar los recursos del proyecto
- Hacer una evaluación predictiva de los riesgos
- Garantizar su calidad líder
- Seleccionar la tecnología adecuada
Las competencias requeridas para la gestión de proyectos incluyen comunicación efectiva, habilidades de negociación para gestionar proveedores, conflictos internos y planificación eficaz, entre otros.
Sin embargo, es casi imposible adquirir estas habilidades de la noche a la mañana. Requiere que se realice la capacitación adecuada, entrenamiento continuo y practicar constantemente.
Cuáles son los elementos fundamentales de un proyecto
El plan del proyecto se realiza a detalle cuando comienza cualquier proyecto nuevo, pero puede ser un poco complejo. Así, resulta importante enfatizar los objetivos e hitos básicos que le componen. A continuación te presentamos los elementos que debes tener en cuenta durante en el proceso de planificación:
Objetivo del proyecto
¿Qué esperamos lograr con este proyecto? El objetivo del proyecto es la combinación de las razones para emprender el proyecto y los beneficios que se esperan de él.
Declaración del alcance
Además, el alcance es lo que debe lograrse y qué trabajo debe realizarse para entregar un proyecto. Es la parte que determina y documenta una lista de objetivos, características, entregables, tareas, funciones, costos finales y plazos específicos.
Identificación de las necesidades de las partes interesadas
Las partes interesadas, también conocidas como stakeholders, pueden ser usuarios finales, patrocinadores de proyectos, clientes y empleados. Todos ellos, junto a sus necesidades, deseos, requerimientos, deben ser considerados .
Establecimiento de hitos e identificación de los principales entregables
¿Qué específicamente (productos o servicios) necesitas entregar a tus clientes? Estos se llaman entregables. Los logros clave de un proyecto se denominan hitos. Un plan de proyecto debe identificar y definir ambos componentes y establecer plazos para su finalización.
Presupuesto
El presupuesto es la cantidad de dinero asignada para completar el proyecto. Es responsabilidad del director distribuir estos recursos adecuadamente. El costo total del proyecto está ligado al tiempo que tarda en completarse, lo que nuevamente revierte su alcance.
Dependencias
Esta es una etapa en la que se establecen dependencias de tareas, lo que significa que ninguna puede completarse sin otra. Todas las tareas tienen dependencias y se relacionan entre sí, determinando el orden en que se deben realizar las actividades.
Un cronograma detallado del proyecto
El cronograma del proyecto informa a todas las partes interesadas cuál será el tiempo de entrega esperado y ayuda a los gerentes y miembros del equipo a mantener el progreso en la dirección y velocidad correcta.
Plan de gestión de riesgos
La gestión de riesgos se trata de lo que podría salir mal, lo que haría que tu proyecto se desviara del camino. ¿Qué puedes hacer para evitar riesgos sin precedentes o minimizar su impacto? El gerente debe formular estrategias para mitigar los riesgos al buscar aportes de expertos internos y externos.
Conclusión
Todos los proyectos empresariales tienen un propósito y un cronograma definidos; están destinados a crear valor a través de un resultado, producto o servicio único
El Project Management es la clave para culminar de manera exitosa cualquier proyecto. Cada vez se hace más necesaria la puesta en práctica de esta metodología en las empresas, ya que permite una mejor organización y comunicación con los equipos de trabajo.
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