Cómo gestionar proyectos complejos
En la actualidad, dependiendo del contexto productivo, se requiere de la planificación estratégica, ejecución y seguimiento constante de tareas en múltiples escenarios.
La gestión de proyectos complejos requiere de esas fundamentales habilidades para garantizar el cumplimiento de los objetivos propuestos. Si te interesa saber cómo gestionar proyectos complejos, ¡estás en el sitio adecuado!
En este artículo, podrás conocer qué se considera un proyecto complejo. Qué conocimientos debes adquirir para dirigir uno de manera eficiente y cuáles son los errores que debes evitar para lograr el éxito. ¡Síguenos en la lectura!
¿Qué es la gestión de proyectos?
Es posible definir la gestión de proyectos como una gerencial y estratégica basada en la planificación. implica la evaluación y seguimiento de múltiples actividades y procesos orientados al cumplimiento de objetivos, tanto generales como específicos. Según su complejidad, pueden clasificarse en dos tipos:
- Gestión de proyectos simples: Esta labor involucra conocimientos, liderazgo, visión, tecnologías y capacidad de resolución y adaptación. Se puede realizar en un tiempo relativamente corto.
- Gestión de proyectos complejos: Sus características diversas hacen que sea extremadamente difícil planificarlos, así como también controlarlos y administrarlos. Esto puede tener como causa factores de orden organizacional, estructural, temporales o, incluso, direccionales.
Un proyecto complejo se caracteriza por ser único en su tipo y de gran escala, por lo que requiere de la elaboración de múltiples escenarios de dificultad y su potencial resolución.
Gestión de proyectos complejos: Cómo evitar los errores más frecuentes
La complejidad de este tipo de proyectos requiere de una sólida formación en gestión como primera medida. Es ese conocimiento el que provee las herramientas necesarias para afrontar con éxito este tipo de desafíos.
Los proyectos a gran escala deben estar extremadamente planificados. Sin embargo, es necesario contar con diferentes planes de contingencia y la adecuada flexibilidad para adaptar el plan a los cambios exigidos por el proyecto en sí mismo.
Dado que, por las características que lo componen y lo definen, no tendrán precedentes, debe prever cada posible dificultad y una estructura y presupuestos preparados para darle solución.
Los proyectos complejos no tienen precedentes en su tipo, por lo que son únicos y requieren de una gran planificación, estrategia y flexibilidad para resolver las dificultades y lograr los objetivos.
¿Qué aspectos se deben tener en cuenta al momento de dirigir un proyecto?
Gestionar un proyecto complejo puede sonar abrumador, pero no es imposible. Teniendo las herramientas necesarias, podrás sacarlo adelante con éxito. A continuación, te presentamos algunos aspectos que deber tener en cuenta:
1. Debes tener una visión total del panorama antes de iniciar
Analiza el entorno y presta especial atención a cada uno de los componentes del proyecto. Estudia el objetivo desde diferentes ángulos y realiza todas las preguntas necesarias.
Mediante las respuestas obtenidas, podrás conocer cuáles son los desafíos a enfrentar y elaborar diversos escenarios y potenciales soluciones en cada caso.
2. Crea un equipo especializado y experimentado
La gestión de proyectos complejos requiere de un equipo de excelencia para afrontar las dificultades que representan.
Inicialmente, el gerente de proyecto deberá contar con varios años de experiencia, capacidad de toma de decisiones bajo presión y atención al detalle. Entre otras características, será indispensable la fluidez para comunicar efectivamente y delegar tareas.
Además, cada miembro del equipo tendrá que desempeñarse con autonomía, sin requerir el continuo acompañamiento del líder. Los trabajadores con una notoria inclinación al trabajo en equipo serán más adecuados.
3. Elabora un objetivo SMART que guíe el rumbo del proyecto
El objetivo principal debe ser mensurable, específico, alcanzable, temporal y relevante. Un desacierto en este punto puede poner el proyecto a la deriva.
Una vez definido, será hora de crear unos más pequeños que permitan alcanzarlo. Este paso es esencial en la gestión de proyectos grandes.
4. Define Roles y Responsabilidades
Deberás determinar los roles de cada uno de los integrantes del equipo de trabajo, considerando sus conocimientos formales y experiencia. Esta información será vital para la asignación de tareas que realizarás.
Adjudica tareas a las personas adecuadas que tengan las habilidades necesarias para ejecutarlas de manera eficiente. Debes comunicar clara y eficientemente quién será responsable de cada labor.
5. Simplifica la Gestión de tu proyecto mediante herramientas
Una sólida formación te permitirá contar con herramientas (que van desde las cognitivas, hasta las relacionadas con el aprovechamiento de los recursos tecnológicos disponibles) que simplificarán y eficientarán tu gestión.
6. Crea un ambiente laboral motivado, cooperativo y positivo
El ambiente laboral impactará notablemente en el desempeño de los trabajadores. Un entorno negativo puede quitar el entusiasmo a los miembros más hábiles del equipo.
Una buena gestión de proyectos complejos implica, entonces, prestar atención a la relación entre los colegas, su nivel de motivación y satisfacción y crear un entorno de trabajo positivo en el cual exista un apoyo y confianza palpables.
7. Capacidad de Resiliencia
Cuanto más grande y complejo sea el proyecto, mayores serán las probabilidades de que se presenten desafíos nuevos y complicaciones. Por esto, debes desarrollar la capacidad de adaptarte rápidamente a los cambios.
Deberás modificar lo necesario, informar a tu equipo y trabajar juntos para alcanzar el objetivo final.
Los proyectos complejos requieren una capacidad de adaptación y flexibilidad que permitan resolver las contingencias de manera rápida para cumplir con los objetivos planificados.
8. Fomenta la autonomía en tu equipo
Los miembros de tu equipo deberán tener una cierta autonomía de actuación. Esto reduce las demoras asociadas con la burocracia y permite que los empleados gestionen pequeñas situaciones relacionadas con sus tareas.
Es importante desarrollar un proceso de escalamiento de toma de decisiones que indique cuándo será necesario la consulta al gerente de proyectos.
Conclusiones
La gestión de proyectos complejos es sin dudas un gran desafío para cualquier profesional. Sin embargo, afrontarlos puede brindarte una experiencia enriquecedora y conocimientos útiles a futuro.
La clave del éxito será contar con una sólida formación, que proveerá las herramientas necesarias para la planificación estratégica, y un gran equipo de colaboradores.En Cegos América Latina te ofrecemos la experiencia de formación en Desarrollo de Competencias y Gestión de Proyectos para ti y todo tu equipo. ¡Contáctanos y obtén el conocimiento necesario para lograr tus objetivos!
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