Claves de una efectiva administración del tiempo en una empresa
El control del tiempo es una de las tareas más importantes en la administración de una empresa. Es vital que los gerentes desarrollen esta habilidad; pues, sólo así podrán establecer los plazos adecuados para la realización de actividades específicas y cumplir los objetivos.
Por ello, en este artículo te hablaremos sobre una gestión del tiempo eficaz. Te contaremos en qué consiste, su importancia y las claves para ponerla en práctica de manera eficiente. ¡Síguenos a través de la lectura!
¿Qué es la administración del tiempo en una empresa?
La administración del tiempo es la coordinación de tareas y actividades para maximizar la eficacia de los esfuerzos de un individuo. Esencialmente, su propósito es lograr que las personas realicen más y mejor trabajo en menos tiempo.
Sus elementos incluyen la organización, la planificación y la programación. Y, dentro de sus técnicas, se tiene en cuenta la situación particular de cada empleado, sus habilidades y características relevantes.
Una buena gestión del tiempo te permite completar más tareas en un corto período de tiempo. Reduce el estrés y conduce al éxito profesional.
En pocas palabras, se refiere a hacer el mejor uso posible del tiempo y hacer lo correcto en el momento adecuado. Juega un papel fundamental para terminar las tareas dentro del marco estipulado y aumenta la productividad.
¿Por qué es importante la administración del tiempo en una empresa?
La importancia de la administración del tiempo en una empresa radica en su capacidad para asignar significado al tiempo. Debido a que permite a las personas aprovechar al máximo su tiempo.
Se utiliza para establecer las metas y expectativas de una empresa y sus empleados. Pues, los ayuda a realizar un trabajo de calidad y cumplir los objetivos de manera eficaz. Además de contribuir a que los gerentes comprendan de qué son capaces sus colaboradores.
Una deficiente administración del tiempo en una empresa hace que los empleados no cumplan con los objetivos, no realicen bien sus trabajos, se estresen, se sientan ansiosos y no cumplan los plazos pautados.
Las personas con una mala o inexistente administración del tiempo tienen mucho que hacer y muy poco tiempo para ello. Su vida personal sufre y se sienten constantemente abrumados, con responsabilidades y actividades interminables.
5 claves de gestión del tiempo en una empresa
Afortunadamente, existen algunas técnicas que puedes poner en práctica para mejorar la administración del tiempo en una empresa. A continuación te explicamos algunas estrategias clave:
Promover la comunicación interna
Es importante fomentar las habilidades de comunicación interna entre los empleados porque les ayuda a estar informados sobre lo que acontece y permite realizar sus tareas ágilmente.
Es necesario aprender a administrar bien el tiempo en el lugar de trabajo para alcanzar los objetivos antes de la fecha límite y destacarte de los demás.
Un gerente que se comunica eficazmente siempre tiene una imagen positiva. Pero, sobre todo, mantiene al personal concentrado y motivado en cumplir con los plazos establecidos.
Ayudar a priorizar las actividades de tu equipo
Contar con un listado de tareas puede ser el salvavidas de la productividad. Pero, si no tienes cuidado, pueden volverse tan grandes y abrumadores que no sabes por dónde empezar.
La herramienta conocida como “Matriz de Eisenhower” puede ayudarte a decidir qué priorizar según su importancia y urgencia. Usando esta matriz de decisión, puedes desglosar tu lista por secciones:
- Realizar de inmediato: Tareas importantes con plazos definidos o actividades que has pospuesto durante tanto tiempo que ahora están atrasadas.
- Programar para más tarde: Tareas importantes sin plazos definidos.
- Delegar: Tareas que otra persona puede hacer.
- Eliminar: Tareas que se pueden eliminar porque no son importantes para tus objetivos.
Incentivar la planeación efectiva
La planeación es la base del éxito de todo proyecto. Con ella, podrás conocer y comprender cada paso que vas a dar. Es crucial tener un rumbo fijo y no improvisar en el camino.
Así que, asegúrate de comenzar todos los días con una idea clara de lo que debes hacer y crea el hábito de escribir diariamente una lista de "Cosas por hacer". De esa manera, podrás comenzar a trabajar a la mañana siguiente con una planeación previa que hará ahorrarte tiempo y esfuerzo en divagaciones.
Utilizar herramientas digitales para el trabajo colaborativo
La tecnología te brinda herramientas que te permiten hacer el trabajo de forma más eficiente y colaborativa. Aprovéchalas para automatizar y aumentar tu productividad y la de tu equipo. Con ellas podrás:
- Mantener las comunicaciones del equipo en un espacio central organizado por canal. Ya no tendrás que lidiar con interminables hilos de correo electrónico para obtener detalles del proyecto.
- Almacenar, compartir y hacer copias de seguridad de archivos. Los miembros autorizados del equipo pueden acceder a archivos en la nube las 24/7.
- Estar al tanto de los horarios diarios, semanales y mensuales. Recibir alertas y recordatorios automáticos directamente en los canales relacionados.
Estimación de cuánto tiempo puede demandar una actividad
Estimar el tiempo necesario para realizar una tarea, te ayudará a organizar mejor tus proyectos y apegarte a las fechas de entrega. Provocando que se cumplan los plazos y objetivos propuestos.
No dediques tiempo a actividades imposibles de terminar en el tiempo disponible; en cambio, realiza un análisis de las tareas que son factibles y pueden lograrse con éxito.
Todo gerente que entiende el verdadero valor del tiempo nunca se sobrecarga de trabajo y disfruta cada momento al máximo.
Conclusión
Las habilidades de la administración del tiempo en una empresa pueden tener un impacto positivo a nivel general. Cuando aprendes a tomar el control de ellos, mejora tu capacidad para hacer las cosas y tomar decisiones más acertadas.
La capacidad de administrar el tiempo de manera efectiva es importante ya que tendrás el control final de tus prioridades clave. Esto, a su vez, conduce a una mayor eficiencia y productividad; a menos estrés y más éxito.
En Cegos América Latina somos líderes en soluciones de formación, desarrollo de competencias, gestión de la formación y outsourcing de procesos de RRHH. ¡Contáctanos y comienza a formarte para una mejor gestión en la empresa!
Si te ha gustado este artículo, quizás te interese: