Consejos para ganar en eficiencia profesional
Uno de los desafíos más grandes del área de Recursos Humanos es alcanzar la mayor eficiencia profesional dentro de un equipo de trabajo. Cada colaborador debe ser capaz de cumplir con la tarea asignada de la manera más productiva y ordenada.
En general, los mejores resultados se logran si tienen un plan y un objetivo definidos, si se conocen las habilidades de los integrantes y se comunican de manera asertiva los roles y funciones.
En este artículo aprenderás los 9 pasos esenciales que debes seguir para alcanzar el éxito con eficiencia. ¿Nos sigues en la lectura?
¿Cómo mejorar la eficiencia laboral?
Antes de poder mejorar la eficiencia laboral, es necesario comprender qué es exactamente. Así, podrás medirla y evaluarla periódicamente con base en diferentes indicadores; además de implementar las medidas adecuadas para garantizar la eficacia en cada uno de los procesos.
Es muy común confundir eficacia con eficiencia. Ambas palabras suenan algo parecido; pero sus significados distan mucho de ser similares y es importante reconocer las diferencias.
La eficiencia es la capacidad de optimizar el tiempo y los recursos disponibles para cumplir una labor determinada. Mientras que la eficacia es el grado de efectividad que se logra al realizar una tarea.
Ahora que hemos clarificado esto, podemos pasar a las acciones y herramientas necesarias para optimizar el rendimiento laboral.
Guía de nueve pasos para mejorar la eficiencia en las empresas
Existen muchas estrategias para mejorar la eficiencia laboral en tu empresa. Muchas coinciden en la necesidad de desarrollar una visión completa, amplificada y completamente objetiva.
Para lograrlo, dispones de muchas herramientas y recursos que pueden ayudarte. En esta ocasión, podemos recomendarte seguir esta guía de 9 pasos para alcanzar una mayor eficiencia profesional en tu equipo.
Elimina las reuniones innecesarias
Primero debes preguntarte si la reunión que deseas concertar es realmente necesaria. Si lo es, debes programarla de manera adecuada, fijando objetivos claros a tratar en la misma.
Es importante que evalúes qué personas son las que deben asistir a tu reunión y el tiempo de duración que tendrá. De esta manera resultará más productiva, pues tendrán una agenda a seguir.
Frase destacada
Las reuniones innecesarias, improductivas o mal planificadas pueden poner en riesgo el cumplimiento eficiente de los objetivos de un grupo de trabajo.
Aumenta la eficiencia de tu equipo
Debes aumentar la eficiencia profesional de tu equipo con acciones claras y concisas. Por ejemplo, compartiendo la información a tratar en una reunión con suficiente tiempo de antelación.
Formula convenciones sobre cómo se desarrollará desde lo práctico y comunícalas a cada interesado. Tomar debida nota de lo tratado es fundamental y es vital que en ellas se registren acciones concretas orientadas a resultados.
Además, luego de la reunión es importante solicitar la opinión a los participantes para aplicar la mejora a tu proceso.
Prioriza el trabajo en función de los resultados clave
Las personas que saben exactamente qué, cómo y cuándo deben hacer alguna acción, son más eficientes y productivas. Por ello, es vital que inviertas la energía necesaria en fijar objetivos de corto plazo claros y realizables.
Si te aseguras de transmitirlos correctamente a tu equipo, podrán construir una sólida base para alcanzar los objetivos de largo plazo.
Con respecto a lo anterior, es importante tener una visión que estimule al sujeto en función de su labor. Es decir, si trazas metas alcanzables, los empleados se mostrarán más predispuestos a alcanzar las siguientes.
Elimina, posterga, delega o reduce el trabajo con más baja prioridad
Una organización eficiente, bien planificada y con objetivos claros, inevitablemente provocará una mayor eficiencia profesional. Debes asegúrate de que todo tu equipo tenga el mismo objetivo como meta.
Si una persona tiene dos tareas con la misma relevancia, delega una de ellas a otro empleado. Si una tarea no es realmente necesaria, elimínala. Así, puedes acelerar el ritmo de trabajo y reducir labores de baja prioridad.
Establece el trabajo de tu equipo antes de comenzar
Habiendo aplicado las recomendaciones anteriores, en este paso debes focalizarte en definir una meta clara. Tienes que elaborar un plan de acción para hacer posible y medir cada logro hasta cumplir el objetivo.
Además, debes delegar roles de manera consciente y objetiva. Así cada integrante de tu equipo conoce sus tareas y podrá concentrarse en ellas desde el inicio.
Cada colaborador debe conocer su rol específico y tarea dentro de un plan de acción antes de comenzar a trabajar. De esta manera su rendimiento será mayor.
Colaboración entre los diferentes departamentos
Las herramientas y los recursos de gestión del trabajo pueden ayudarte a integrar las capacidades de uno o más departamentos. Siempre, en pos del cumplimiento de un mismo objetivo.
De esta interacción pueden combinarse habilidades que mejorarán la eficiencia profesional. Además, el intercambio de ideas y pensamientos puede darte una perspectiva diferente de los procesos a realizar o los problemas a los que te enfrentes.
Determinar y comunicar la finalidad de los diferentes canales de comunicación
Habitualmente, la comunicación de un equipo de trabajo suele replicarse en varios canales simultáneos. Esto no ayuda a volver más eficiente la acción.
Es necesario que evalúes cuál será la herramienta más eficiente y eliminar las demás de esa gestión. Lo que se comunicará mediante dicho medio debe ser específico a la tarea coordinada.
Cada empleado utiliza múltiples herramientas de comunicación cotidianamente. Para lograr la eficiencia profesional se deben utilizar sólo las necesarias. Esa decisión ahorra tiempo y mejora la productividad.
Conclusiones
Mejorar la eficiencia profesional es posible si se adoptan las medidas adecuadas para lograrlo. ¡Y tú puedes convertirte en una pieza clave!
Aprende sobre cada una de las herramientas de gestión que tienes a tu disposición y sigue cada uno de los pasos explicados. Notarás el cambio positivo de inmediato.
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