Cómo adquirir una formación en 6 pasos

21/03/2019

La formación profesional es un gasto común para la mayoría de las empresas, forma parte de los intangibles adquiridos. A menudo controlados por recursos humanos, estos intangibles se intercambian y se compran como otros servicios y/o productos… pero quizás no de la misma manera. No deberías guiarte por los precios (o, al menos, esto no debería ser lo más importante).Seguro que estás acostumbrado a escuchar regularmente cosas sobre una reforma formativa. En este post veremos cómo escoger la mejor formación provista dentro de la propia compañía.

Etapa 1: Definir la necesidad

Al igual que en cualquier otra compra, este primer paso es crucial. Sin embargo, puede ser difícil escribir especificaciones concretas para la formación. En términos generales, debe integrar:

El público objetivo de la formación (su nivel, a qué servicios pertenecen, sus expectativas, sus problemas, el contexto, etc.)
Las necesidades concretas a las que debe responder la formación. Por ejemplo, ¿se trata de conocer, comprender, analizar o aplicar una metodología?
Expectativas, incluidas las del empleado, pero también las del manager. También podrá especificar el número de días de formación y las modalidades (en un formato intra puede ser interesante cortar una formación de 2 días, espaciando las sesiones en una o dos semanas).
Indicadores de desempeño: ¿Cómo se valorará si la formación es exitosa o no? Por ejemplo: evolución del conocimiento (a través de la evaluación al final de la formación), evolución de las habilidades (a través de un escenario práctico).

Trata de determinar las necesidades lo antes posible, antes de construir el enfoque con un proveedor.

Etapa 2: Encontrar proveedores

Para poder dirigirte a la organización de formación correcta, pregúntate qué tipo de formador necesitas:

¿Un experto en el tema?
¿Un experto en su negocio?
¿Un generalista?

Todo depende de la audiencia y el propósito de la formación. En cada caso serás tú quien escoja a un trainer (que encontrará la mejor manera de transferir los contenidos) o un profesional del oficio (que te permitirá comparar tus prácticas con las del exterior).Para simplificar el proceso, acude a alguna organización importante de formación. Se responsabilizarán de definir el contenido formativo más adecuado, los métodos de aprendizaje más ágiles y de identificar de entre su grupo de formadores el que sea más eficaz para cubrir tus necesidades.

Etapa 3: La asesoría

Lo más adecuado es no congelar el programa de formación. De acuerdo con las especificaciones y una entrevista con el proveedor, solicita a la organización formadora que proponga un programa: esto te permitirá verificar si han entendido correctamente tus necesidades y si cumplen con tus expectativas.

Etapa 4: Comparar ofertas

Estos intangibles, o servicios intelectuales, a menudo son difíciles de comparar entre un proveedor y otro, así que céntrate en:

El fondo: ¿cuáles son los temas tratados durante la formación? ¿Cómo responden al problema? Si es necesario, confía en un experto interno. También estudia el número de días propuestos para alcanzar el objetivo.
La forma: ¿cómo pretende el proveedor transmitir estas habilidades? ¿Teoría / práctica alternativa, ejercicios sintéticos, uso de herramientas digitales o juegos de negocios? La elección de herramientas es importante porque hace que la formación sea original, interactiva y maximice el compromiso de los participantes para lograr los resultados esperados.
La evaluación de habilidades: a medida que se entrena, pero también al final del curso. El seguimiento posterior a la formación ofrecido por el proveedor también puede ser una ventaja a la hora de evaluar las ofertas.
La adecuación entre el número de días y la ADR (tarifa diaria promedio). Piense en el TCO (costo total de propiedad) o en el costo total de adquisición en España: no compares la tarifa diaria, pero incluye los gastos de viaje, el tiempo de preparación, etc.

Si la propuesta del proveedor de formación no corresponde exactamente a tus necesidades, no dudes proponerles modificaciones. Al leer la oferta, evalúa, entre otras cosas, la creatividad pedagógica, la habilidad profesional, su adaptabilidad. Puedes considerar iniciar la fase de negociación si te gustó una oferta pero no cumple con todas las expectativas.

Etapa 5: La negociación

Todo es negociable, pero no siempre podemos ganar en todos los puntos. Sin embargo: Intenta no comprar caro. Define un nivel de requisitos (consulte los pasos anteriores) y seleccione la mejor propuesta fijándote en la parte técnica y también económica.Como dicen los anglosajones “you get what you pay for!”.

Etapa 6: La contratación

En el contrato está el acuerdo para hacer la formación efectiva, firmado por ambas partes con el programa concreto adjunto. Incluye todos los elementos técnicos acordados: número de días, participantes, lugar y horario de la formación, tarifas, condiciones de cancelación, etc.Una última observación: al final de la formación, el proveedor deberá proporcionar al departamento de recursos humanos un conjunto de documentos contractuales, como una hoja de aprobación firmada por los participantes, y podrá entregar un certificado de formación a cada participante.

La formación de tus empleados es esencial para su desarrollo personal y para el de la empresa.

Autor original: Emmanuel Monleau.Cegos France