​Desarrollando una Estrategia de Aprendizaje

 

learning strategyCada vez más organizaciones están enfocadas en el retorno de sus inversiones. Nunca fue tan importante el desarrollo de una estrategia de aprendizaje efectiva como en ese momento.

¿Pero cuáles son las claves para desarrollar una estrategia de aprendizaje donde los objetivos organizacionales, funcionales e individuales están todos alineados para el bien de la organización? ¿Qué medidas necesitan ser tomadas para asegurar una implementación exitosa?

En este artículo examinaremos lo que creemos ser los principios centrales que sustentan una estrategia de aprendizaje exitosa. Mientras algunos consideran que una estrategia proporciona a la empresa una declaración de intenciones a grandes pinceladas, pretendemos hacer un análisis en profundidad de algunas de las actividades que sustentan una estrategia así como toda la implementación.

En primer lugar, miremos la importancia de montar una estructura para su estrategia de aprendizaje, la importancia de ser orientada y diferenciada entre el corto y el largo plazo y la necesidad de determinar con exactitud cuáles son las carencias.
Segundo, evaluaremos la importancia de desarrollar una estrategia desde la mirada del participante, donde estos últimos, empleados de las empresas, están en el centro de la estrategia.

Finalmente, examinaremos algunos de los elementos clave de una exitosa estrategia implementada, la importancia de enfocarse de la producción hasta los presupuestos, mesurando los mecanismos y el rol de senior management.

El resultado neto será una estrategia efectiva que cuando personalizada adecuadamente será capaz de sostentar todo el L&D y ser implementada exitosamente.

1) Estructurando su Estrategia

Una estructura para su estrategia de aprendizaje es esencial. El CIPD (Chartered Institute of Personnel and Development) recomienda que una estrategia de aprendizaje debería tener tres partes:
1) Una estrategia clara y definida que no debería cambiar con frecuencia
2) Un conjunto de iniciativas de aprendizaje que apoyen específicamente las necesidades del negocio, sus objetivos, prioridades y recursos necesarios
3) Una serie de alternativas de cómo el proceso total de aprendizaje será conducido

En cada etapa es vital que sean hechas las preguntas correctas.
Por ejemplo, para la primera parte, cuando se está considerando el objetivo corporativo a largo plazo, pregúntese: ¿Cuáles son la misión y visión de mi empresa? ¿Cómo nos diferenciamos de la competencia? ¿Dónde esperamos estar en diez años y cómo puede el aprendizaje respaldar esto?
¿Cuáles serán los objetivos? Los objetivos corporativos típicos estarán relacionados a áreas como satisfacción del cliente, aumento de los ingresos, gestión de gastos, capacitación de los dirigentes.

Para asegurarse de que está alineado con las necesidades actuales de su negocio, otras preguntas tienen que ser formuladas, como: Que meta se está intentando alcanzar actualmente? Que tan importante es la capacitación para alcanzarla? Cuáles son las necesidades de evaluación de la organización?

En respuesta a la serie de alternativas sobre cómo el proceso será conducido, las preguntas más tácticas pasan al primer plano, como: Con qué herramientas, nosotros como empresa, contamos para apoyar el proceso? Los recursos para la capacitación deberían ser una mezcla de e-leaning, clases presenciales, coaching, etc? Como la estrategia debería ser transmitida?

A este nivel, todas las preguntas anteriores pueden cambiar a cada año, resultado de las necesidades del momento.
Por ejemplo, un estudio conducido por Cegos sobre las prácticas en capacitación reveló que muchas empresas hacen planes de enfocarse en e-learning y blended learning como una manera de volver la formación más responsable, rentable y en tiempo reducido.

2) La importancia de estar enfocado en los objetivos

Uno de los errores más frecuentes que cometen las empresas en el desarrollo de estrategias es desviarse de los objetivos y dejar que distintos métodos de capacitación guíen sus decisiones.

Cambiarse a un entorno e-leaning, por ejemplo, nos es el objetivo por derecho propio. Es el resultado natural de tentar alcanzar un objetivo específico. Por ejemplo, en el área de gestión de gastos, e-learning y gastos reducidos en cursos presenciales van a contribuir a alcanzar sus objetivos.

3) Objetivos de Negocios a Corto Plazo versus Largo Plazo

Mientras en el pasado, era relativamente fácil diferenciar entre objetivos de negocios a corto y largo plazo – una meta para el trimestre versus un plan corporativo de 10 años – la reciente recesión y consiguiente confusión en los negocios ha complicado la situación.

Muchas empresas literalmente nunca serán la mismas como resultado de lo que han vivido en los últimos años con cambios de actitud permanentes relacionados al riesgo, inversiones, costos y crecimiento.

¿Cómo las estrategias de aprendizaje reflejan esto? La respuesta seria por la necesidad de flexibilidad – aunque respeto al concepto de cubrir todas contingencias, que el CIPD ha referenciado en su estrategia de tres partes.

Aunque no se quiera considerar una estrategia de aprendizaje distinta o una estrategia clara y definida mes a mes, por lo menos debería reflejar alguna flexibilidad incorporada.

4) Necesidad de Evaluación

La necesidad de evaluación en aprendizaje es igualmente fundamental para cualquier estrategia de aprendizaje. Es esencialmente la conexión entre el desempeño organizacional e individual. ¿Si tenemos determinados los objetivos, donde están las necesidades requeridas para alcanzarlos?

Algunas recomendaciones:
Desarrollar los perfiles de competencias de los empleados e identificar fallas en las habilidades que pueden ser agregadas a las necesidades de formación. También es válido emprender encuestas a los clientes para captar su percepción sobre las brechas en las habilidades, además de utilizar herramientas como grupos de discusión y cuestionarios. Los jefes de línea igualmente son una fuente importante de información sobre los niveles de competencia.

5) Requisitos Legislativos

Tenga en mente los requisitos legislativos actuales o futuros que tal vez necesiten ser incorporados dentro de la estrategia. Para algunas acreditaciones hay un número específico de requisitos de aprendizaje que deben ser cumplidos.

6) El aprendiz en el centro de la estrategia

La clave para desarrollar cualquier estrategia corporativa de aprendizaje es entender la relación entre los objetivos corporativos y las personas responsables por los resultados. Por eso el aprendiz – los empleados – tienen que estar en el centro de toda estrategia de aprendizaje desarrollada, pues son la fuerza impulsora que lleva al éxito.

Es vital proporcionar autonomía al aprendiz. Un aprendiz comprometido llevará a una estrategia de aprendizaje exitosa. Frecuentemente en el pasado, en capacitación, particularmente la modalidad e-learning, se tomaba más en cuenta el aspecto tecnológico que la experiencia personal, con aprendices sin respaldo y desbordados por la tecnología, sin un foco claro de sus formaciones.

El foco central de cualquier estrategia de aprendizaje es, por tanto, que el aprendiz tenga control sobre el proceso. Él o ella debe tener una comprensión de donde está en este momento y donde deberá estar al final de su itinerario de aprendizaje, y como esto se traduce en su posición individual dentro de la organización.

Estrechamente alineado a eso está la necesidad de crear una experiencia convincente. La capacitación debe ser estimulante, envolver los sentidos y reflejar situaciones de la vida real, donde posteriormente los alumnos puedan llevar e implementar a sus puestos de trabajo. El aprendiz debe ser capaz de personalizar la capacitación para así poder controlar su progreso y aprender a su propio ritmo.

Habilidades profesionales no deben ser olvidadas. La industria tiende a gastar cinco veces más presupuesto en salud y seguridad, compliance y capacitación técnica de lo que gasta en desarrollo de habilidades blandas como liderazgo y habilidades de gestión y negociación – habilidades que comprueban tener más impacto directo en el balance final.

Finalmente, tener en mente que el aprendizaje necesita ser una práctica empotrada en las actividades cotidianas. Enviar un director a un curso de habilidades de gestión de 2 días y esperar que cambie su práctica de un día a otro no es realista. El aprendizaje debe ser pragmático, enfocado en resultados y debe direccionarse a los desafíos inmediatos de sus labores.

7) La clave de una implementación exitosa

Hemos visto la importancia de desarrollar una estructura y objetivos, la evaluación de las necesidades de aprendizaje y pusimos el aprendiz en el centro de la estrategia. Pero todo eso sería en vano si no pusiéramos los mecanismos necesarios en práctica para asegurar el éxito de la implementación.

Primero, una estrategia de aprendizaje debe estar activamente respaldada por los ejecutivos senior dentro de la empresa. Se requiere que ellos respalden el plan completamente y estén de acuerdo con las etapas, costos, fechas y resultados. Ese respaldo tiene que ser divulgado a todos los empleados.

Además de los dirigentes senior, es importante que los jefes de línea sean involucrados y apoyen la estrategia. Con jefes de línea que abarcan las responsabilidades que eran tradicionalmente del dominio de RRHH, como reclutamiento, nuevos empleados y desarrollando reportes directos en coaching y capacitación, ellos tienen un rol importante en la interface de cualquier estrategia de aprendizaje.

Comunicación también es clave. Muchos directores simplemente no comunican sobre su negocio u los objetivos de estrategias de aprendizaje. Las personas tienen el derecho de saber cuál es su posición y como la estrategia de aprendizaje de la empresa va a afectar su desarrollo personal.

Una estrategia de aprendizaje no puede tener éxito salvo que tenga recursos propios. Su presupuesto debe ser realista para implementar la estrategia de aprendizaje, y eso tiene mejores resultados si tiene un presupuesto propio, centralizado. Si el presupuesto es divisional, puede quedar restricto a distintas áreas y llevar a un peligro de implementación fragmentada de la estrategia.

Hablando de capital, en el actual contexto económico, los pensamientos van a cómo obtener los mejores resultados sobre la inversión. Hay muchos medios de hacerlo e incorporar bajos costos dentro de la estrategia de aprendizaje.

Por ejemplo, especialistas en aprendizaje estiman que se puede cortar hasta 30% de los gastos con aprendizaje en áreas como mejorar la gestión de proveedores, mayor automatización de los costos administrativos y una reorientación del aprendizaje fuera de la sala.

Lo importante, sin embargo, es que no se tome medidas drásticas de corte de costos que puedan impactar el éxito de su estrategia. Casi la mitad de las empresas que invierten en capacitación terminan ahorrando dinero en el largo plazo, de acuerdo a un estudio de la Cranfield School of Management. El Sector Skills Development Agency afirma que empresas que no invierten en capacitación de ningún tipo tienen dos veces y media más probabilidad de quebrar.

Es un error frecuente, aunque tentador, comenzar a cortar presupuestos.

Además, el presupuesto no es el único recurso que se requiere para una implementación exitosa. Los procesos adecuados también tienen que estar presentes, como el desempeño de los sistemas de gestión y estructuras de competencia.

8) Medidas

La medición del retorno sobre la inversión (RSI) es fundamental para cualquier estrategia de aprendizaje. Es vital desde el principio que se esté de acuerdo con las mediciones del RSI para asegurar que el impacto de la capacitación en el crecimiento individual de los aprendices y de la organización pueda ser rastreado y evaluado.

La medición, sin embargo, permanece extremamente difícil. Lo importante es entender qué se está midiendo – el efecto que el aprendizaje tiene en la contribución del empleado a la empresa y el alcance de los resultados del negocio.

También es muy importante que los parámetros estén enfocados en el negocio y el sector. Por ejemplo, si su sector es la venta al detalle, la satisfacción de sus clientes es el parámetro clave. Si el sector es la industria del petróleo y gas donde hay una creciente escasez de personal, la productividad del equipo de activos es de importancia fundamental.

Establecer parámetros que conecten el aprendizaje con en el balance final no deberían ser responsabilidad solamente de los departamentos de RRHH y L&D. Jefes de línea, directores financieros y los altos directivos deben que estar involucrados, para asegurar que el valor del aprendizaje y de la capacitación dentro de la empresa puedan ser medidos en los resultados de los objetivos de negocios y en el balance final.

Conclusión

Una estrategia de aprendizaje puede abarcar muchas áreas del desarrollo personal individual, desde la capacitación hasta el coaching personal, sistemas de gestión de desempeño y la capacidad de aprender en el día a día de su trabajo.

Lo que está claro es que las empresas que ignoran la puesta en marcha de una estrategia de aprendizaje efectiva, con estructura enfocada en el aprendiz y con oportunidades reales de implementación, se están poniendo en riesgo.

 

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